Link Search Menu Expand Document

Zgłaszanie naruszeń przez sygnalistów

Sposób wysyłania zgłoszeń powinien zostać precyzyjnie opisany w procedurze obowiązującej w danej organizacji, np. w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy.


Spis treści
  1. Gdzie zgłosić naruszenie?
  2. Poufność i anonimowość
  3. Zgłoszenia bez zachowania anonimowości
    1. Fizyczna skrzynka na skargi
    2. Poczta tradycyjna
    3. Spotkanie bezpośrednie “face to face”
    4. Formularz kontaktowy na stronie www
    5. Poczta e-mail
    6. Zgłoszenie telefoniczne
  4. Zgłoszenia z zachowaniem anonimowości
    1. Anonimowa skrzynka kontaktowa
      1. Przykładowy ekran formularza zgłoszenia w domenie bezpiecznykontakt.pl

Gdzie zgłosić naruszenie?

Zgłoszenia naruszenia można dokonać podając swoje dane osobie przyjmującej zgłoszenie albo uczynić to anonimowo. Procedury przyjęte w ramach poszczególnych kanałów powinny umożliwiać „dokonywanie zgłoszeń na piśmie oraz przekazywanie zgłoszeń drogą pocztową, za pośrednictwem fizycznych skrzynek na skargi lub na platformie on-line, intra- lub internetowej, bądź dokonywanie zgłoszeń ustnie, za pośrednictwem „gorącej linii” lub innego systemu komunikacji głosowej. Na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia kanały takie powinny również umożliwiać dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem bezpośrednich spotkań, w rozsądnym terminie” (Motyw 53 i art. 9 ust. 2 dyrektywy).

Poufność i anonimowość

Podstawowym środkiem ochrony jest zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego. Bez jego wyraźnej zgody nie wolno ujawnić danych osobowych na żadnym etapie wyjaśniania sprawy. Natomiast od pracodawcy zależy, czy udostępni kanał umożliwiający całkowitą anonimowość dla sygnalisty w trakcie zgłaszania nieprawidłowości i w trakcie komunikacji dwustronnej. Informacja o tym, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, powinna znajdować się w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących w danej organizacji.

Zgłoszenia bez zachowania anonimowości

Dla większości typowych i tradycyjnych kanałów zgłaszania naruszeń, przy zachowaniu odpowiednich standardów możliwe jest zachowanie poufności, jednak nie ma możliwości zachowania anonimowości.

W poniższej tabeli zestawiono tradycyjne kanały zgłoszeń, które nie zapewniają anonimowości.

RodzajAnonimowośćKontakt zwrotnyPotwierdzenie otrzymaniaZaufanie
Fizyczna “czarna” skrzynkaBrakBrak, chyba że sygnalista ujawni daneBrak, chyba że sygnalista ujawni daneNiskie
Poczta tradycyjnaBrakBrak, chyba że sygnalista ujawni daneBrak, chyba że sygnalista ujawni daneNiskie
Spotkanie bezpośrednieBrakTakTakNiskie
Formularz kontaktowyBrakTakTakNiskie
Poczta e-mailBrakTakOpcjonalneNiskie
Rozmowa telefonicznaBrakBrak, chyba że sygnalista ujawni daneTakNiskie

Fizyczna skrzynka na skargi

W wielu miejscach pracy stosowany jest monitoring wizyjny, a zatem zgłoszenie potencjalnie anonimowego zgłoszenia może zostać skompromitowane poprzez analizę nagrań. Ponadto ta metoda nie daje możliwości komunikacji dwustronnej z sygnalistą.

Poczta tradycyjna

Wysłanie tradycyjnego listu pocztą teoretycznie jest możliwe, ale nie sposób uzyskać odpowiedź nie podając adresu zwrotnego i swoich danych kontaktowych.

Spotkanie bezpośrednie “face to face”

Z oczywistych względów zachowanie anonimowości w tym typie zgłoszenia nie ma miejsca.

Formularz kontaktowy na stronie www

Ruch na typowych stronach www może być monitorowany, ponadto w logach systemowych zapisywane są takie zdarzenia jak czas, numer IP, rodzaj urządzenia. W tym przypadku zachowanie anonimowości także nie jest możliwe.

Poczta e-mail

Dane nadawcy wiadomości oraz lokalizacja urządzenia, z którego wiadomość została wysłana, także jest łatwo dostępna.

Zgłoszenie telefoniczne

Ludzka cecha jaką jest głos jest uznawana za daną osobową (dana biometryczna), więc zachowanie anonimowości w tym przypadku jest niemożliwe.

Zgłoszenia z zachowaniem anonimowości

Najlepszym wyborem sygnalisty, który chce uzyskać możliwość komunikacji oraz zachować swoją anonimowość, będzie elektroniczna skrzynka kontaktowa, implementująca rozwiązania techniczne zapewniające anonimowość sygnalisty.

Anonimowa skrzynka kontaktowa

Elektroniczna, bezpieczna i anonimowa skrzynka kontaktowa to zastosowanie takich technologii i mechanizmów, aby przy zachowaniu pełnej dwustronnej komunikacji udało się utrzymać anonimowość sygnalisty w ten sposób, aby nie było możliwe zidentyfikowanie osoby fizycznej zgłaszającej naruszenie przez taką skrzynkę.

Przykładowy ekran formularza zgłoszenia w domenie bezpiecznykontakt.pl

Przykładowy ekran formularza zgłoszenia w domenie bezpiecznykontakt.pl

Dodatkowe informacje: