Zgłaszanie naruszeń przez sygnalistów
Sposób wysyłania zgłoszeń powinien zostać precyzyjnie opisany w procedurze obowiązującej w danej organizacji, np. w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy.
Spis treści
Gdzie zgłosić naruszenie?
Zgłoszenia naruszenia można dokonać podając swoje dane osobie przyjmującej zgłoszenie albo uczynić to anonimowo. Procedury przyjęte w ramach poszczególnych kanałów powinny umożliwiać „dokonywanie zgłoszeń na piśmie oraz przekazywanie zgłoszeń drogą pocztową, za pośrednictwem fizycznych skrzynek na skargi lub na platformie on-line, intra- lub internetowej, bądź dokonywanie zgłoszeń ustnie, za pośrednictwem „gorącej linii” lub innego systemu komunikacji głosowej. Na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia kanały takie powinny również umożliwiać dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem bezpośrednich spotkań, w rozsądnym terminie” (Motyw 53 i art. 9 ust. 2 dyrektywy).
Poufność i anonimowość
Podstawowym środkiem ochrony jest zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego. Bez jego wyraźnej zgody nie wolno ujawnić danych osobowych na żadnym etapie wyjaśniania sprawy. Natomiast od pracodawcy zależy, czy udostępni kanał umożliwiający całkowitą anonimowość dla sygnalisty w trakcie zgłaszania nieprawidłowości i w trakcie komunikacji dwustronnej. Informacja o tym, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, powinna znajdować się w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących w danej organizacji.
Zgłoszenia bez zachowania anonimowości
Dla większości typowych i tradycyjnych kanałów zgłaszania naruszeń, przy zachowaniu odpowiednich standardów możliwe jest zachowanie poufności, jednak nie ma możliwości zachowania anonimowości.
W poniższej tabeli zestawiono tradycyjne kanały zgłoszeń, które nie zapewniają anonimowości.
| Rodzaj | Anonimowość | Kontakt zwrotny | Potwierdzenie otrzymania | Zaufanie |
|---|---|---|---|---|
| Fizyczna “czarna” skrzynka | Brak | Brak, chyba że sygnalista ujawni dane | Brak, chyba że sygnalista ujawni dane | Niskie |
| Poczta tradycyjna | Brak | Brak, chyba że sygnalista ujawni dane | Brak, chyba że sygnalista ujawni dane | Niskie |
| Spotkanie bezpośrednie | Brak | Tak | Tak | Niskie |
| Formularz kontaktowy | Brak | Tak | Tak | Niskie |
| Poczta e-mail | Brak | Tak | Opcjonalne | Niskie |
| Rozmowa telefoniczna | Brak | Brak, chyba że sygnalista ujawni dane | Tak | Niskie |
Fizyczna skrzynka na skargi
W wielu miejscach pracy stosowany jest monitoring wizyjny, a zatem zgłoszenie potencjalnie anonimowego zgłoszenia może zostać skompromitowane poprzez analizę nagrań. Ponadto ta metoda nie daje możliwości komunikacji dwustronnej z sygnalistą.
Poczta tradycyjna
Wysłanie tradycyjnego listu pocztą teoretycznie jest możliwe, ale nie sposób uzyskać odpowiedź nie podając adresu zwrotnego i swoich danych kontaktowych.
Spotkanie bezpośrednie “face to face”
Z oczywistych względów zachowanie anonimowości w tym typie zgłoszenia nie ma miejsca.
Formularz kontaktowy na stronie www
Ruch na typowych stronach www może być monitorowany, ponadto w logach systemowych zapisywane są takie zdarzenia jak czas, numer IP, rodzaj urządzenia. W tym przypadku zachowanie anonimowości także nie jest możliwe.
Poczta e-mail
Dane nadawcy wiadomości oraz lokalizacja urządzenia, z którego wiadomość została wysłana, także jest łatwo dostępna.
Zgłoszenie telefoniczne
Ludzka cecha jaką jest głos jest uznawana za daną osobową (dana biometryczna), więc zachowanie anonimowości w tym przypadku jest niemożliwe.
Zgłoszenia z zachowaniem anonimowości
Najlepszym wyborem sygnalisty, który chce uzyskać możliwość komunikacji oraz zachować swoją anonimowość, będzie elektroniczna skrzynka kontaktowa, implementująca rozwiązania techniczne zapewniające anonimowość sygnalisty.
Anonimowa skrzynka kontaktowa
Elektroniczna, bezpieczna i anonimowa skrzynka kontaktowa to zastosowanie takich technologii i mechanizmów, aby przy zachowaniu pełnej dwustronnej komunikacji udało się utrzymać anonimowość sygnalisty w ten sposób, aby nie było możliwe zidentyfikowanie osoby fizycznej zgłaszającej naruszenie przez taką skrzynkę.
Przykładowy ekran formularza zgłoszenia w domenie bezpiecznykontakt.pl
Dodatkowe informacje:
- Sygnalista: zasady bezpieczeństwa
- Skrzynka kontaktowa: bezpieczeństwo
- Skrzynka kontaktowa: anonimowość
- Skrzynka kontaktowa: szyfrowanie