Obsługa zgłoszeń od sygnalistów

Spis treści

Jakie wymagania musi spełniać osoba wyznaczona do obsługi zgłoszeń od sygnalistów?
Kiedy może dojść do konfliktu interesów podczas pełnienia funkcji obsługi sygnalistów?
Czy do przyjmowania zgłoszeń naruszeń od sygnalistów można wybrać podmiot zewnętrzny?
Czy można łączyć funkcję IOD z zadaniami związanymi z obsługą wniosków od sygnalistów?
Jakie są podstawowe obowiązki osoby obsługującej zgłoszenia od sygnalistów?

Jakie wymagania musi spełniać osoba wyznaczona do obsługi zgłoszeń od sygnalistów?

Dostosowanie organizacji do nowych wymogów, poza opracowaniem procedur i kanałów komunikacji, wymaga również wyznaczenia bezstronnych osób lub działów, które będą odpowiedzialne za odbiór i przetwarzanie zgłoszeń. W dyrektywie unijnej przeczytamy m.in. Wybór najwłaściwszych osób […], które mają zostać wyznaczone jako właściwe do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku z nimi, zależy od struktury danego podmiotu, ale w każdym przypadku ich funkcja powinna zapewniać brak konfliktu interesów i niezależność. W przypadku mniejszych podmiotów funkcja ta może być podwójną funkcją sprawowaną przez osobę odpowiedzialną za określone zadania w przedsiębiorstwie, której stanowisko umożliwia zgłaszanie naruszeń bezpośrednio dyrektorowi organizacji, może to być np. dyrektor ds. zgodności z przepisami lub dyrektor ds. zasobów ludzkich, urzędnik ds. etyki, urzędnik ds. prawnych lub ds. prywatności, dyrektor finansowy, dyrektor ds. audytu lub członek zarządu.

Kiedy może dojść do konfliktu interesów podczas pełnienia funkcji obsługi sygnalistów?

Konflikt interesów następuje wtedy, gdy nie można pogodzić prawidłowego wykonywania zadań ds. sygnalistów z realizacją własnych zadań - przykładowo wtedy, kiedy pomiędzy zadaniami występuje sprzeczność, uniemożliwiająca odpowiednią ich realizację. Konflikt interesów może być również rezultatem nadmiaru obowiązków, jeśli wyznaczony pracownik musi wybrać między obowiązkami, jakie będzie realizował, a tymi, którym nie podoła z powodu braku czasu koniecznego na ich wykonanie.

Czy do przyjmowania zgłoszeń naruszeń od sygnalistów można wybrać podmiot zewnętrzny?

Taka możliwość jest prawnie dopuszczalna, podobnie jak to wygląda np. z Inspektorami Ochrony Danych czy zewnętrzną obsługą IT. Warunkiem podjęcia współpracy w formie outsourcingu jest zapewnienie ze strony podmiotu zewnętrznego należytych gwarancji poszanowania niezależności, poufności, ochrony danych i zachowania tajemnicy. Takimi osobami trzecimi mogą być dostawcy platform na potrzeby zgłoszeń zewnętrznych, zewnętrzni doradcy, audytorzy, przedstawiciele związków zawodowych lub przedstawiciele pracowników. Przykładem takiej usługi jest Bezpieczny Kontakt.

Czy można łączyć funkcję IOD z zadaniami związanymi z obsługą wniosków od sygnalistów?

Organizowanie procesu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń o nieprawidłowościach reguluje dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Obecnie w Polsce trwają prace nad projektem ustawy wdrażającej tę dyrektywę, wobec tego nie znamy ostatecznego kształtu przyjętych w niej rozwiązań, w tym tych dotyczących zadań i statusu członków personelu odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń naruszenia prawa.

Dość szczegółowo (odnośnik) ten temat został omówiony na stronach Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jakie są podstawowe obowiązki osoby obsługującej zgłoszenia od sygnalistów?

Odbiorca powinien poinformować sygnalistę w rozsądnym terminie o planowanych lub podjętych działaniach następczych w związku ze zgłoszeniem. Działania następcze mogą obejmować np. skierowanie sprawy do innych kanałów lub procedur w przypadku zgłoszeń dotyczących jedynie praw indywidualnych osoby dokonującej zgłoszenia, zakończenie procedury z powodu braku wystarczających dowodów lub z innych powodów, wszczęcie dochodzenia wewnętrznego oraz, ewentualnie, dokonane w jego toku ustalenia lub środki podjęte w celu zaradzenia podniesionej kwestii, przekazanie sprawy do właściwego organu w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego, o ile informacje te pozostaną bez uszczerbku dla dochodzenia wewnętrznego lub postępowania wyjaśniającego lub dla praw osoby, której dotyczy zgłoszenie.